Personal- und Organisationsamt

Organisationsbetreuung

Das Team "Organisationsbetreuung" ist zuständig für die Regelungen der Organisationsstruktur, die Begleitung der laufenden Organisationsangelegenheiten, die Beratung der Fachbereiche in organisatorischen Fragen und führt Stellenbewertungen durch. Als Querschnittsfunktion für das Personal- und Organisationsamt werden hier auch Organisationsaufgaben wahrgenommen.

Organisationsprojekte

Das Team "Organisationsprojekte" führt gemeinsam mit den Fachbereichen Organisationsentwicklungsprojekte durch. Dazu gehören auch Personalbemessungen und Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen. Auch der Aufbau von internen Kontrollsystemen sowie die Einführung eines gesamtstädtischen Dokumentenmanagementsystems aus organisatorischer Sicht gehören zur Aufgabenstellung.

New Work

Digitalisierung verändert unsere Arbeitswelt. Die Vernetzung und Zusammenarbeit unserer Mitarbeitenden ist erheblich einfacher geworden, ein zeitlich flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten gewinnt immer mehr an Bedeutung. Diese Entwicklungen erfordern zum Teil neue Formen der Zusammenarbeit und einen bewussteren Umgang mit dem Faktor Wissen. Das Team New Work unterstützt diese Entwicklungen durch die Einführung eines gesamtstädtischen Wissensmanagements sowie eines zukunftsfähigen Changemanagements. In enger Zusammenarbeit mit dem Zentrum für Ausbildung und Kompetenzen (ZAK) werden zudem Möglichkeiten zur Einbindung agiler(er) Arbeitsformen sowie zur zukünftigen Gestaltung der Arbeitsplätze ("Arbeitsplatz der Zukunft") aufgezeigt und dafür entsprechende Rahmenbedingungen geschaffen.

Zentrale Aufgaben des Teams sind darüber hinaus das gesamtstädtische Personalcontrolling sowie die Aufstellung und Bewirtschaftung des gesamtstädtischen Stellenplans. In diesen Bereichen verfügt das Personal- und Organisationsamt über eine über Jahrzehnte etablierte valide Datenqualität, die in unterschiedlichen Zusammenhängen eine strategische Steuerung sowie die Führungsunterstützung von Entscheidungsträger*innen ermöglicht. Insbesondere in Zeiten des demografischen Wandels ist dies unabdingbar, um vorausschauend personalplanerisch agieren zu können.

Digitalisierungsprojekte

Kernaufgabe des Teams ist es, gemeinsam mit den Kolleg*innen des Dortmunder Systemhauses, Digitalisierungsprojekte des Personal- und Organisationsamtes sowie auch verwaltungsweite Digitalisierungsprojekte anderer Fachbereiche zu realisieren. Auf Basis dieser gemeinsamen Kooperation werden durch das Team Digitalisierungsprojekte die Aufgaben der Stadtverwaltung untersucht, Optimierungsmöglichkeiten entwickelt sowie die Arbeitsabläufe unter Berücksichtigung der Veränderungsmöglichkeiten gestaltet. Zudem sind die kund*innenorientierte Weiterentwicklung des internen Beschäftigtenportals sowie die Unterstützung bei der gesamtstädtischen Umstellung auf SAP S/4HANA Aufgaben des Teams.

Der Bereich "Personalservice und Finanzen" ist zuständig für die Zahlbarmachung der Bezüge für die Beschäftigten, Beamt*innen, der Versorgungsempfänger*innen, der Reisekosten, die Bewirtschaftung der Personalkosten, der Personalrückstellungen und die Koordination der technikunterstützten Informationsverarbeitung für das Personal- und Organisationsamt. Es werden beamtenrechtliche Themen sowie die Dienstunfallfürsorge verantwortet. Als Querschnittsfunktion für das Personal- und Organisationsamt werden hier auch die Kosten- und Leistungsrechnung, das Amtscontrolling und das Haushaltswesen wahrgenommen.

Zusätzlich ist der Bereich zuständig für die Prüfung, Berechnung und Zahlbarmachung von Beihilfen für Beamt*innen, Versorgungsempfänger*innen der Stadt Dortmund und für Lehrkräfte an Dortmunder Grund-, Haupt- und öffentlichen Förderschulen.

Das "Zentrum für Ausbildung und Kompetenzen“ (kurz: ZAK) ist zentraler Ansprechpartner für alle Themen rund um die Aus-, Fort- und Weiterbildung im Rahmen einer modernen und indivi-duell ausgerichteten Personalentwicklung, dem Personalmarketing und Employer Branding sowie zu Fragen aus den Bereichen Digitalisierung, IT-Qualifizierung und E-Learnings.

Das ZAK legt seinen Schwerpunkt auf die praktische Ausbildung sowie die Kombination aus Personalgewinnung und Personalentwicklung. Durch diese zukunftsorientierte Personalstrategie ist die Stadt Dortmund darauf ausgerichtet, Nachwuchskräfte und Fachpersonal für unterschiedliche Fachgebiete zu gewinnen und ihnen bei der Stadt Dortmund als Arbeitgeberin langfristig beste Perspektiven zu bieten.
Strategie und Marketing, Personalentwicklung und Ausbildungsqualifizierung sowie IT-Qualifizierung werden im ZAK des Personal- und Organisationsamtes der Stadt Dortmund entwickelt und umgesetzt. Das ZAK installiert die auf die einzelnen Fachgebiete der Stadt Dortmund angepassten Ausbildungsberufe und entwickelt Ausbildungsmodelle stetig weiter.

Das ZAK ist zudem der Erstkontakt für alle Bewerbungsinteressierten, Bewerbenden auf die verschiedensten Ausbildungs- und Studienangebote der Stadt sowie für alle städtischen Mitarbeitenden an Fortbildungs- und Personalentwicklungsprogrammen. Die neuen Bewerber*innen erwartet hier ein einladendes und professionelles neues Zentrum.

Die Beschäftigten der Stadt werden hier in unterschiedlichen Fachkompetenzen fortgebildet, Nachwuchsführungskräfte gefördert und Führungskräfte weiterqualifiziert.

Das ZAK kümmert sich um:

• Entwicklung von Ausbildungskonzeptionen
• Employer Branding und Personalmarketing
• Personalentwicklungs- und Fortbildungskonzepte
• Ausbildungsbedarfsplanung
• Ausbildung und Kompetenzentwicklung im Ausbildungszentrum
• Betreuung und Beratung in allen Personalentwicklungsangelegenheiten
• Koordination und Betreuung der Verwaltungs- und Aufstiegslehrgänge und der modularen Qualifizierung
• Zielgruppen- und bedarfsorientierte IT-Schulungen, IT-Trainings und Online-Schulungen
• Praxisbegleitende IT-Ausbildung der Nachwuchskräfte
• Entwicklung und Umsetzung von neuen Lernformen

Das Personalmanagement bündelt die Kompetenzen für die Prozesse der Personalgewinnung- und betreuung, der Ausbildung sowie der agilen Personalsteuerung durch den Flexi-Pool. Als zentrale Ansprechpartner*innen für unsere Fachbereiche stützt sich unsere Arbeit auf vier spezialisierte Teams, die eng zusammenarbeiten:

Die Personalbetreuung legt den Fokus auf die kompetente Beratung der städtischen Kolleg*innen in allen Fragen und Problemstellungen, die im Laufe ihres Dienst- oder Beschäftigungsverhältnisses entstehen. Dieses Team verantwortet zudem die Bearbeitung von Kündigungen sowie das Disziplinarrecht.

Das Personalrecruiting verantwortet alle internen und externen Stellenbesetzungsverfahren, die gesamtstädtische Nachwuchskräfteverteilung, die Bearbeitung von Honorarangelegenheiten sowie die vollständige Abwicklung aller Einstellungs- und Umsetzungsvorgänge. Zudem wird das Arbeitgeberinnen-Marketing in enger Zusammenarbeit mit dem Zentrum für Ausbildung und Kompetenzen gesteuert.

Das Team Ausbildung kümmert sich um die Gewinnung, Begleitung und kontinuierliche Entwicklung aller Nachwuchskräfte; hierzu gehören Auszubildende, dual Studierende, Praktikant*innen und Quereinsteiger*innen. Kernaufgaben sind die verlässliche Begleitung der Ausbildung inklusive sozialpädagogischer Betreuung und die stetige Weiterentwicklung der Ausbildungsinhalte. Das Team betreut darüber hinaus auch alle Praxisanleiter*innen und Ausbilder*innen.

Der Flexi-Pool ist ein modernes, agiles Personalmanagement-Instrument, welches bedarfsorientiert qualifizierte Einsatzteams bereitstellt, um strategische Projekte, Spitzenbelastungen und Krisenlagen in der gesamten Stadtverwaltung flexibel abzufedern. Er stärkt damit nachhaltig die Leistungsfähigkeit der Verwaltung, fördert innovative Arbeitsstrukturen und ermöglicht es den Fachbereichen, sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.